Докладные записки.
-это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.
Д.З. включает следующие реквизиты:
1. Наименование структурного подразделения
2. Вид документа
3. Дата, номер
4. Место составления или издания
5. Заголовок к тексту
6. Текст
7. Подпись
Д.З. бывают внешние и внутренние.
Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.
ПРИМЕР внутренней докладной записки:
Общий отдел Генеральному директору
объединения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Н.К. Иванову
25.10.2002 36
Рязань
О замене пишущих машин
Довожу до вашего сведения, что машинбюро в настоящее время оснащено пишущими машинами устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть в-с о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
Зав. машинбюро Г.Н. Колбасин
ПРИМЕР внешней докладной записки:
Министерство общего Генеральному директору
и профессионального завода
образования РФ
Новосибирское областное И.И. Петрову
управление народного
образования
Октябрьский отдел
народного образования
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
25.10.2002 15
Новосибирск
О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определение количества школьников, которые могут отдохнуть летом 2002 года.
Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе 1 необходимо вставить стёкла, корпус 2 нуждается в ремонте.
Зав. района Н.И. Пирогов
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
-это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка делится на 2-е группы:
1 гр. это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.
2 Гр. это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.
ПРИМЕР:
Объяснительная записка Директору центра
"Кадры"
01.11.2002 21 Н.И. Иванову
О срыве занятий в группе секретарей-референтов
31 октября 2002 года на занятия по делопроизводству пришло только 3 слушателя из состава группы 19 человек
Преподаватель Г.И. Григорьева
Пр. внешней объяснительной записки по одному предприятию, имеющему множество структурных подразделений:
Наименование организации
Производственный отдел
Объяснительная записка Ген. Директору
объединения
01.11.2002 14 А.А. Зуеву
Об установке оборудования
Сводный отчёт об установке оборудования для производства аммиака, передан в выше стоящею организацию согласно договорённости 30.10.2002г.
Начальник отдела А.Е. Ёлкин
Пр. внешней объяснительной записки, адресованная в выше стоящую организацию:
Производственное объединение
По добыче железной руды
"Крымчермет"
Шахта "Юзовская"
Объяснительная записка Ген. Директору объединения
01.11.2002 10 К.Е. Матвееву
О нарушении производственной дисциплины
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
Горный мастер В.И. Софроний
ФАКСЫ
- относятся к оперативным средствам связи максимальная связь. Ф. это док-т, полученный с помощью специального аппарата или факса, по телефонным каналам связи, Ф. является копией передаваемого документа любого вида с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, фотографий. Ф. является разновидностью переписки между деловыми партнёрами. Оформляется аналогично деловому письму.
Дополнительными данными факса явл. данные, которые проставляет сам аппарат указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передата информация; количество страниц.
Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается код фирмы получателя, телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, кол-во полученных страниц; результат.
Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10 лет.
ТЕЛЕГРАММА
- это док-т, передаваемый по каналам связи.
Образец международной телеграммы:
МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА
МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ
ПОСОЛЬСТВО РФ В БЛГАРИИ
УЛ.КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА АНИСИМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1999 ГОДА В СОФИЮ ДЛЯ ПРВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
ЗАМ МИНИСТРА ВЭС
100121, Москва, ул. Краснопресненская, 20, МВЭС, 15-23-08/02
10.01.99
Разина 235 41 38
СПРАВКИ
- это док-т содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).
Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки (например: шк. 49; ТЭУ 3). На справке должна обязательно стоять дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов справки явл-ся справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели могут быть оформлены в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.:
1. адресату
2. подшивается в дело
При наличии в справке сведений финансового хар-ра, она подписывается
руководителем, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна.
Пример внешней справки:
Наименование предприятия Место предоставления
справки
Адрес предприятия
Тел.
Факс
СПРАВКА
00.00.00
Леонтьева Оксана Анатольевна работает экономистом отдела маркетинга в АО "Комета" с окладом 3500 (три тысячи пятьсот) рублей в месяц.
Директор И.О. Фамилия
Главный бухгалтер И.О. Фамилия
М.П.
Мишин 243382
ДОГОВОРЫ
Д. это юр. документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены между организациями или организацией и гражданином или гражданами между собой. Если в договорные отношения вступает организация и гражданин договор называют трудовым соглашением. Существуют такие договора как: Д. о поставках, Д. о материальной ответственности, Д. аренды, Д. банковского счёта и т.п.
Д. считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам.
Реквизиты договора:
1) название док-та: договор
2) дата, номер и место составления
3) заголовок к тексту
4) текст: состоит из вводной части:1-наименование сторон
2-должности и фамилии лиц подписывающих договор
3-предмет договора
4-изложение порядка рассмотрения вопросов
5-общая сумма договора
5) Юр. адреса сторон
6) Подписи и печати сторон
Д. составляется в нескольких экземплярах в зависимости от потребностей участков (чаще всего их бывает 2)
Текст договора разделяют на разделы и подразделы. Каждая часть нумеруется арабскими цифрами. Часто договоры фин. назначения визируются юрист-консультом.
КОНТРАКТ
К. представляет собой особую форму срочного трудового договора, заключённого между предприятием в лице директора и работником. Контракт устанавливает условия найма организации, оплату труда, взаимные обязательства, права, ответственность сторон и основания для досрочного расторжения контракта.
По сравнению с трудовым договором контракт позволяет более чётко и конкретно сформулировать условия, организацию и оплату труда с учётом индивидуальной особенности работника.
Контракт может заключиться на время выполнения работы или на определённый срок. После окончания действия контракта он может перезаключиться на новый срок или продлеваться.
Содержание контракта:
1. наименование сторон и их реквизиты
2. цель и предмет заключения контракта
3. требования к результатам работы
4. срок действия
5. условия организации труда (правила внутреннего распорядка, продолжительность отпуска и т.д.)
6. условия оплаты труда (не могут быть ниже min з/п, должен быть установлен порядок выплаты, требования и др. вопросы, а так же вознаграждения)
7. обязательства сторон и ответственность за их нарушение.
8. порядок разрешения вопросов(не должен противоречить законодательству)
9. основание и условия для срочного расторжения контракта
10