ДЛОВ Й ОСОБИСТ ЯКОСТ СЕКРЕТАРЯ.
Трохи з стор.
Секретар з'явилися в Стародавньому Рим як охоронц чужих секретв. Потм з секретарв видлилися нотаруси.
А сам секретар з доврених осб королв, царв, герцогв перв поступово перетворилися в дловодв. Традицйно в рол секретарв виступали чоловки. тльки в кнц 18 столття з'явилися жнки-секретар.
Можливост секретаря-референта.
Секретар - це обличчя фрми. Вн перший, з ким стикаться вдвдувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрчаться, починаючи свй трудовий день, кервник, перший, хто вдповда на телефонн дзвнки. Вд поведнки секретаря багато в чому залежить не тльки престиж фрми, в якй вн трудиться, але часом успх партнерв клнтв фрми.
Секретар повинен бути завжди в форм: ретельно й продумано одягнутий, охайний, готовий швидко квалфковано виконати дан йому доручення., умти спокйно, без розгубленост, рзкост, сути з достонством виршувати питання в рамках сво компетенц. Йому необхдний дар вдчувати нюанс справи, що дозволя вльно виходити з скрутних ситуацй, зокрема, не бачити не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди повинен бути на насторож в курс багатьох справ: вести роботу з документами, брати участь у проведенн длових зустрчей переговорв, вдповдати на телефонн дзвнки сам робити розпорядження за дорученням кервництва, здйснювати запис вдвдувачв на прийом. Але нод доводиться робити разов доручення, наприклад, передачу грошей, мжмську телефонну розмову, вдвдувати хворого товариша по служб так дал.
Через секретаря здйснються зв'язок кервника з пдлеглими зовншнми свтом. Здатнсть орнтуватися в складному рзномантному потоку нформац,
правильно, чтко й оперативно класифкувати часто визнача оперативнсть роботи вддлв навть вс установи.
Основн функц секретаря.
Важливу роль гра професйна базова пдготовка, що включа як високий рвень загально освти, так специфчн знання, як можуть бути визначен вдповдно до основних функцй секретаря:
знання, необхдн для ефективно участ в нформацйно-документарному забезпеченн фрми безпосередньо кервника (володння такими технчними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
знання, пов'язан з основними напрямами дяльност фрми, внутршньою структурою зовншнми зв'язками; знання правових актв додаткв, що регламентують роботу фрми спвробтникв;
знання, що вимагаються для комункативного забезпечення роботи фрми адмнстрац; вони необхдн секретарев при пдготовц нарад прийом вдвдувачв, при дловому листуванню длових переговорах, при плануванн свого робочого дня й обслуговуванн спвробтникв фрми.
Сучасн вимоги.
Щоб вдповдати сучасним вимогам, секретар повинен володти наступними якостями:
мати професйний мдж;
добре володти мовою й письмом;
володти хорошою пам'яттю;
добре орнтуватися у час;
тримати в порядку документацю, швидко знаходити необхдн папери;
умти красиво оформляти звти, вести длове листування кервника;
освоювати розробки новтнх комп'ютерних програм для офсу;
бути енергйним, проявляти нцативу;
швидко знаходити взаморозумння з колегами й клнтами;
пдтримувати ефективну роботу офсу у вдсутност шефа;
контролювати фнанси офсу;
бути обачним у конфденцйних, делкатних питаннях фрми.
Класифкаця секретарв.
деклька позицй, як займають секретар:
RECEPTIONIST двчина, працююча на телефон. У обов'язку входить вдповдати на питання, зустрчати й проводжати гостей клнтв. На цй посад необов'язкове знання ноземно мови. Основна вимога умння триматися й акуратнсть.
На цьому ж рвн знаходиться посада нформатора. Тльки в цьому випадку двчина повдомля клнтам якусь конкретну нформацю.
Якщо людина волод ноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займаться органзацю офсу.
Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY помчник генерального директора або президента. У цьому випадку двчина працю тльки на одного шефа, вдповда на кореспонденцю як на укранськй, так на англйських мовах, супроводить директора у вдрядження. Тут велика увага придляться зовншнм даним, акуратност, органзованост, виконавчост . Такий секретар повинен бути не тльки виконавцем, але й нцатором. Знати, що вдповсти, як зорнтуватися в будь-якй ситуац. Але це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери
Специфка й складнсть роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центр сплкування з кервництвом, колегами, клнтами. Вн як би безлччю ниточок зв'язу рзн пдроздли фрми, знаходиться в центр внутршнх проблем зовншнх контактв. Тому роль секретаря в ритмчному ефективному функцонуванн фрми, у створенн психологчного клмату в колектив надзвичайно важлива не замнима.
Обов'язки.
Без особливого роду знань, умнь навичок секретарев не справиться з своми обов'язками. А в обов'язки входить:
облк, рестраця, розгляд пдготовка надходжуючо кореспонденц для доповд кервництву;
оформлення (у тому числ друкування) розсилка розподльних документв, листв, телеграм, телефонограм, факсв, т. п.;
пдготовка по вказвц кервника й узгодження з структурними пдроздлами проектв окремих наказв, довдок, листв, вдрядних посвдчень нших документв;
оформлення протоколв розсилок виписок з них;
аналз довдок доповдей структурних пдроздлв з висновками й пропозицями по них;
пдготовка свочасна розсилка матералв до засдань, нарад, конференцй, семнарв з'здв;
прийом рестраця заяв, пропозицй скарг вд громадян;
органзаця прийомв вдвдувачв;
прийом, рестраця, збергання, облк, доставка по пдроздлах розсилка поступаючо, вихдно внутршньо кореспонденц, пдготовка справ до здач на державне збергання й у внутршнй архв фрми.
Крм роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функц по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема,:
1. технчне забезпечення роботи кервника;
2. пдготовка й органзаця матерально-технчного забезпечення засдань, нарад;
3. органзаця прийому працвникв вдвдувачв;
4. телефонне обслуговування;
5. пдготовка вдряджень;
6. органзаця презентацй спецальних прийомв гостей;
7. стенографування;
8. контроль за святковими ювлейними датами;
9. обробка пошти;
10. машинописн роботи;
11. збр длово нформац реферування по завданню директора;
12. збр матералв для доповдей мов кервника;
13. ведення табеля облку робочого часу т.д.
Перерахован службов обов'язки можуть бути обмежен й доповнен ншими. Але приведений перелк да уявлення про специфку секретарсько роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головн аспекти професйно дяльност й культури прац секретаря. Особливстю роботи також постйна
недостача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку вируча умння слухати, правильно розумти, запам'ятовувати завдання. Оцнювати ухвалювати швидк й врн ршення.
Специфка роботи секретаря поляга в тм, що йому приходиться не тльки виконувати операц з неживими предметами прац (документи, технчн засоби), але здйснювати численн контакти з людьми: кервником, спвробтниками, вдвдувачами, телефонними абонентами. Варто враховувати те, що секретарю приходиться зштовхуватися з великою розматстю розв'язуваних задач, значними розходженнями в них по ступен труднощв, необхднстю виконувати паралельно клька робт. Нердко неполадки в робот секретаря наслдком його негативних длових чи особистих якостей. Неможливо, примром, ефективно виконувати роботу, якщо секретар не ма повного представлення про роль задач свого кервника хнх значень у дяльност вс органзац, не ма достатньо професйно пдготовленост.
Длов й особист якост при виконанн визначено роботи виявляються в тснй взамод доповнюють один одного. Знання правил прийому вдвдувачв ефективне застосування на практиц неможливо без наявност в секретаря таких особистих якостей, як нтелгентнсть, тактовнсть, доброзичливсть.
У сформованй практиц оцнки прац секретарв прийнято видляти наступн длов якост:
1. Професйна майстернсть.
Ця яксть ма на уваз володння комплексом професйних знань, умнь навичок, передбачених квалфкацйною характеристикою: умння стенографувати, друкувати на пишучй машинц, знання основ роботи з документами, правил орфограф й пунктуац т.п.
2. нцативнсть.
Секретар, повинний виявляти самостйнсть нцативу в ршенн питань сво компетенц, не чекаючи спецальних указвок кервника. Однак, приймаючи те чи нше ршення, секретар повинний бути упевнений, що воно пде на користь справ, не буде передчасним чи помилковим.
3. Органзовансть.
Умння органзувати сво робоче мсце, рацонально спланувати розподл обов'язкв за часом, забезпечити свочасне виконання щоденних операцй.
4. Вдповдальнсть.
Секретар, повинний бути готов прийняти на себе вдповдальнсть по задачах, поставлених кервником, особливо в межах сво компетенц. Ця яксть виробляться, як правило, з досвдом роботи. Кервник, повинний бути упевнений у тм, що його секретар може працювати самостйно здатний грамотно виршувати так питання, як оформлення й складання документв, розшифровка стенограм пктограм, оповщення учасникв нарад т.п.
5. Пунктуальнсть.
Умння не тльки правильно спланувати захд, але строго виконувати х у встановлений час. Неприпустим запзнення секретаря, як на роботу, так на длов зустрч, наради, засдання. Пунктуальнсть повинна виявлятися й у свочасност пдготовки документв, доповд хньому кервнику.
6. Понформовансть.
Секретар, повинний добре орнтуватися в питаннях того напрямку дяльност, у якому працю його кервник заснування в цлому, знати положення справ стан ршення питань у галуз, останн досягнення й проблеми; бути в курс подй, що вдбуваються в пдроздл й заснуванн.
7. Дипломатичнсть, умння збергати службову тамницю.
При ршенн рзних питань: пдготовц документв, бесд з вдвдувачами по телефону - використовувати тльки фактичну, строго переврену нформацю. Неприпустимо розголошувати нформацю, що ма секретний характер, а також нформацю, що хоча врна, але може завдати шкоди чи справ окремим обличчям. Секретар, повинний бути тактовний, ввчливий доброзичливий з спврозмовником, незалежно вд особистого вдношення до нього. Насамперед, потрбно думати про справу намагатися зробити його максимально добре в межах можливого. Потрбно правильно збергати документи, не допускаючи вльного доступу до них нших спвробтникв.
8. Гарна пам'ять.
Ця яксть забезпечуться секретарем не тльки за рахунок розвитку свох здбностей, запам'ятовуючи нформац, але за рахунок рацонального використання можливостей сучасно оргтехнки довдково-нформацйного апарата. У сучаснй науц цлий ряд рекомендацй з розвитку зорово й слухово пам'ят. Добре вдом так прийоми, як пдкреслення основних слв тексту, видлення головно думки й опорних моментв тексту, запам'ятовування х шляхом клькаразового повторення: допомагають секретарю в розвитку пам'ят рзн картотеки, довдники т.п.
9. Вддансть робот.
Любов до обрано профес, розумння важливост, прагнення до постйного удосконалювання професйно майстерност необхдна умова того, щоб стати не просто квалфкацйним виконавцем, а сьогоденням секретарем, першим помчником кервника.
Для того щоб виробити й розвити назван длов якост, секретарю потрбно виховувати в соб цлий ряд особистих якостей. Бльшсть з цих якостей закладаться в людин вихованням у родин в школ. У залежност вд отриманого виховання ступнь хнього розвитку в рзних людей рзна, багато чого тут визначаться ндивдуальними схильностями, звичками, типом нервово системи. Як ж особист якост важливо мати секретарю кервникаНа це питання сну багато рзних думок, оскльки немаловажним фактором ще сумснсть, тобто можливсть успшно спльно роботи двох особистостей секретаря й кервника. Видлимо найбльш стотн якост, необхдн секретарю.
10. нтелгентнсть.
Ця яксть ма на уваз здатнсть умння секретаря тактовно, чемно вести бесду; стримувати не виявляти негативн емоц; дотримувати прийнят в нашому суспльств норми поведнки й сплкування; стежити за культурою свого зовншнього вигляду робочого мсця.
11. Працьовитсть.
Ця яксть виробляться в людин з дитячих рокв. Однак це не виходить, що якщо воно не виховано в дитинств, то неможливо виробити його в соб. Будучи вже дорослою людиною. Привчити себе виконувати потрбну для справи роботу одночасно. З гарною якстю, не звертаючи увагу на власне небажання, трудиться, нелегко, але цлком пд силу кожному, що поставили перед собою таку мету. Виховання працьовитост необхдна яксть кожно людини незалежно вд того, яку посаду вн займа, на якй длянц працю.
12. Сумлннсть.
Секретар, повинний обов'язково виконувати ту роботу, результати яко важлив для ршення тих чи нших задач. Якщо обцяв виконати що-небудь, необхдно стримати слово. Навть якщо результат буде небажаний, у секретаря повинна бути впевненсть, що вн зробив усе вд нього залежне. Не слд перекладати на нших спвробтникв сво обов'язки для того, щоб уникнути вдповдальност, перекласти провину на ншу людину, за невиконану чи погано виконану роботу.
13. Чуйнсть умння адаптуватися.
Специфка прац секретаря жада вд його готовност зробити допомогу ншим у будь-який час, особливо в напружених ситуацях. Потрбно умти швидко переключаться з одного виду на нший, правильно розраховувати час, особливо в перод великих навантажень.
14. Скромнсть.
Ця особиста яксть входить у загальне
поняття нтелгентност, культури людсько особистост. По роду сво роботи секретар ма у свому розпорядженн значний обсяг нформац досить великими повноваженнями, тому що першим помчником кервника може у визначених ситуацях дяти вд його мен. Недостатня скромнсть може привести до зловживань з його боку, нетактовному поводженню, чванству т.п.
15. Акуратнсть.
Усяка недбалсть у робот з документами, в одяз, в органзац робочого мсця створю дуже несприятливе враження про самого секретаря, навть у тому випадку, якщо вн ма необхдн й особист якост. Варто пам'ятати, що секретар обличчя фрми, а обличчям самого секретаря яксть виконувано м роботи, культура робочого мсця зовншнього вигляду.
16. Доброзичливсть.
У сплкуванн з вдвдувачами, спвробтниками й посбником секретар завжди повинен бути готов прийти на допомогу, посприяти, пти в раз потреби на деяку особисту незручнсть заради загально справи. Люба людина, що звернулася до секретаря за допомогою, повинна бути упевнена, що усе можливе буде зроблено. У розмов потрбно уживати увчливй форм, не допускати фамльярност, звертання на ти. Якщо секретар зна, чи припуска, що пдлягаюча повдомленню нформаця для спврозмовника негативною, то вн постараться викласти як можна бльш тактовно, делкатно.
Серед нших особистих якостей, що потрбн сучасному секретарю можна вдзначити так, як умння швидко вслухатись в суть чи подй явищ: товариський характер контактнсть, розумна обережнсть у прийнятт ршень, артистизм яксть, що допоможе секретарю перебороти особист емоц заради справи, провести на гарному рвн прийом вдвдувачв т.п. почуття гумору: здатнсть до самостйного навчання, розширенню кругозору.
Ус назван якост, необхдн секретарю, не даються людин в готовому вид. Потрбна повсякденна праця розуму й душ, наполеглива й вдповдальна пдготовка до роботи в обранй профес.
Вн повинний бути упевнений, що усе можливе буде зроблено. В розмов потрбно вживати тльки ввчливу форму, не допускати фамльярност, звертання на ти.
Якщо секретар зна чи припуска, що пдлягаюча повдомленню нформаця для спврозмовника негативною, то вн постараться викласти як можна бльш тактовно, делкатно.
СУЧАСНЕ ОБЛАДНАННЯ РОБОЧОГО МСЦЯ СЕКРЕТАРЯ
Використання сучасно органзацйно технки, по устаткуванню й оснащенню необхдною умовою досягнення високо ефективност, оперативност якост прац, збереження працездатност в плин усього робтника дня.
Робоче мсце секретаря важливим осередком органзац трудового процесу в заснуванн. Оскльки секретар - "обличчя фрми", то його робоче мсце, повинне бути зразком правильно органзац, показником високо культури прац.
Планування робочого мсця секретаря повинно забезпечити максимальну зручнсть при виконанн покладених на нього обов'язкв, у тому числ вдповдати вимогам економ площ примщення.
Робоче мсце секретаря в приймальн звичайно, розташовуться поруч з кабнетом кервника, у центр кмнати, недалеко вд дверей у кабнет так, щоб легко можна було бачити усх вхдних.
У примщенн повинн знаходитися тльки т предмети, що потрбн секретарю й ншим спвробтникам, безпосередньо в процес роботи.
Велику частину робочого часу секретар працю, сидячи, а вн стомлю, тому вн повинний мати можливсть зручно витягнути ноги, вльно вставати, змнювати позу, працювати на друкарськй машинц, читання.
Насиченсть робочого мсця секретаря засобами оргтехнки вимага розмщення з урахуванням вимог ергономки максимально ефективност роботи.
Важливим елементом органзац робочого мсця секретаря внутршня органзаця вддлень столу. Шухляди повинн легко, плавно й безгаласливо висуватися. Велика шухляда найкраще пристосувати для вертикального збереження матералв, в нших шухлядах повинн бути рзн спецальн пристосування - для картотек, мало органзацйно технки, канцелярського приладдя т.п. Необхдно постйно, але строго стежити за порядком на робочому мсц й у шухлядах столу.
Варто пам'ятати, що нердко секретар ма велику кльксть рзних технчних засобв, включаючи оргтехнку, якою користаються нш працвники: конвертовскривники, папрознищювальна машина, ламинабор. х розмщують таким чином, щоб були доступн для пдходу короткочасного користування, але знаходилися пд постйним спостереженням секретаря. Користуватися свою друкарською машинкою, диктофоном, термокопровальним апаратом ншим спвробтникам дозволяти не слд, тому що це може привести до серйозно поломки, а також до розмноження сторонньо нформац.
Секретар несе повну вдповдальнсть за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабнет, тому запитувати за не будуть, у першу чергу, з вдповдального працвника стягувати за поломки теж з нього.
Рацональна органзаця робочих мсць припуска правильне хн планування, комплексне оснащення робочих мсць технчними засобами, допомжними пристроями необхдними меблями. Шафи, картотеки й нше устаткування варто встановлювати в мсцях, зручних для пдходу й користування ними. Площа робочого мсця повинна вдповдати характеру виконумо роботи.
При обрунтуванн вибору розмрв площ необхдно враховувати наступн фактори:
Наявнсть пдходв до меблв устаткування;
Порядок розмщення й експлуатац меблв устаткування;
Потреба в специфчних умовах;
Можливсть установки нового додаткового обладнання.
Секретар повинний, знаходиться в окремому примщенн, площа якого подляться на робочу зону й зону для вдвдувачв.
Робоча зона секретаря оснащуться столом з приставкою, допомжним столом, пдйомно-поворотним стльцем шафовими секцями.
Висота сидння стльця над рвнем пдлоги 43 см.; висота кришки столу над рвнем пдлоги 71 см. (для друкарки см. див); висота вд нижньо поверхн кришки столу до сидння стльця близько 23 см.
Зона для вдвдувачв комплектуться стльцями, журнальним столиком квтником..
Документи, що надходять у поточний архв вддлу, секретар зберга в шаф в папках-рестраторах, швидкозшивачах папках з шнурвками. Довдково-нформацйн посбники у шафах-втринах
ВСТУП
Сукупнсть робт, звязаних з створенням документв, хньою рестрацю, класифкацю, рухом, облком збереженням, називаться дловодством.
Вд правильно органзац дловодства багато в чому залежить успх роботи пдпримства. Дловодство на пдпримствах в заснуваннях ведеться на основ дино державно системи дловодства.
дина державна система дловодства допомага уникнути надмрностей дублювання в робот, тому що в нй сформован однаков вимоги й рекомендац з питанням пдготовки документв, органзац документообгу, облку й пошуку нформац, здйснення контролю за використанням документв угрупованням х у справи.
Наукова органзаця дловодства й культура його ведення позитивно впливають на всю господарську
дяльнсть пдпримства. Дловодство повинне бути простим оперативно.
Пд дловодством розумться дяльнсть апарата керування, що охоплю питання документування й органзац роботи з документами в процес здйснення м управлнських функцй. Головною задачею дловодства забезпечення швидко, безперебйно ефективно роботи заснувань.
Моя цль написання роботи, поляга в тм, щоб цлком закрпити нформацю здобуту в ПТУ 25.
АКСЕСУАРИ ДЛОВО ЖНКИ
ЮВЕЛРН ВИРОБИ
Обручки. Колр яскравого каменю повторть в одяз. На повн пальц не надягайте велик обручки. Тонк, витончен обручки носять на тонких пальцях. Масивний перстень вигляда на самот. Кольоровий камнь сполучаться тльки з блими й прозорими каменями.
Сережки. Подовжен сережки (пдвски) пдходять круглому обличчю. Брюнеткам яскрав кольоров камен. Блондинкам свтл камен, темнооким теплих вдтнкв.
Велику мочку прикрасять клпси плоско форми. До маленького пдйдуть сережки без блиску довгасто форми.
Якщо вуха щльно прилягають до голови, надягнть велик сережки.
Легк витончен для тонко мочки.
Брошка. Бжутеря йде до костюма з штучних тканин. Для щльних ткане пдходять брошки з чи дерева напвкоштовних каменв. Керамка гарна на натуральних тканинах грубо фактури, а брошки тонко роботи - на шовку.
Окуляри. Колр оправи й скло повинне гармонювати з макяжем очей формою обличчя. Овальне обличчя висока й розширена догори, ледве трикутна. Кругле обличчя оправа витягнута нагору, донизу звужена. Довге обличчя оправа широка. Трикутне обличчя оправа ледве розширена догори, висока.
Не забудьте: верхня лня оправи збгаться з лню брв. Високо сидяч на перенсс окуляри збльшують нс, на середин носа зменшують його довжину.
АКСЕСУАРИ
Рукавички до вечрнього туалету частше носять довг, краще щльн, а не прозор, краще нейтрального, чи кольори в тон до плаття. Рукавички, пдбран по контрасту до плаття, вигляда дуже екстравагантно. Оставатися в примщенн у рукавичках у нас не прийнято. Виключення складають танцювальн вечори, на котрих рекомендуться надягати коротк тонк рукавички нейлонов, непомтних тонв.
В ошатному одяз найбльше яскраво виявляться ндивдуальнсть кожно жнки.
Завдяки прикрасам змнються характер одягу вд повсякденного до святкового, урочистого.
У сучасному чоловчому гардероб краватка прикмета офцйност, строгост. Жночий скорше декоративний. Вльно зав'язаний, не стягуючий комр, вн природно входить у невимушений ансамбль модного одягу.
Добре вигляда краватка з т ж тканини, що спдниця, жилет. В'язан краватки найчастше однокольоров, з прямими широкими кнцями. Вузол середнх розмрв.
До нарядного костюма бльше пдйде краватка з шовково чи атласно тканини. Його заколюють, як у старовину, шпилькою з блискучою голвкою. Для урочистих випадкв пдйде широка краватка-метелик. Його можна носити традицйно, пд комром, чи прямо на ши, залишаючи ворт блузки розкритим.
Дуже прикрашають одяг ефектно зав'язан косинки, хустки. х можна виготовити з яскраво тонко тканини штучного шовку, шифону.
Зав'язати косинку можна деклькома варантами, а вузол прикрасити брошкою, блискучою шпилькою.
Маленьк хустки й косинки зав'язують пд горло повертають вузлом убк, велик накидають на плеч, визволивши комр, кнц зав'язують на груди чи позаду, ледве вище тал.
Легку косинку можна використовувати як доповнення до одягу.
Звичайно, не занадто ошатне плаття можна зробити святковим за допомогою шарфа. Якщо одяг без комра, шарф клька разв обмотують навколо ши, залишаючи попереду коротк кнц. х утягують вузлами, роблячи по двох-трьох пдряд.
Пояса. Видозмнити плаття допоможе вам пояс, що одн з найважливших частин одягу найчастше диною обробкою.
Навть простеньке плаття можна зробити ошатним, якщо надягти модний пасок. Фантазя й бажання допоможуть вам рзномантити сво убрання. Форм пояса варто пдбирати з урахуванням особливостей фгури.
Пояса можна робити з тканини, шкри, замш, фетру, оксамиту, тасьми.
Головний убр завершу ансамбль одягу дода визначений характер зовншност людини, створю образ.
Головний убр варто обов'язково пдбирати в залежност вд характерних рис обличчя й фасону основно детал пальто, костюма, плаття.
Берет головний убр, якому можна носити в будь-якому вц. Гарн невелик традицйн берети, що легко розтягти до потрбного розмру.
Носять берети по-рзному насунутими на чоло, небагато зрушеними убк.
Вдвдувач в заснування вдвдувач звертаються по допомогу, як правило, саме до секретаря. Вд того, як вигляда секретар, у значнй мр формуться думка про заснування в цлому. Для секретаря приймальн в однаковй мр недоречн джинсов штани, декольтоване оксамитне плаття, взуття кросового типу домашн тапочки. Яких же норм потрбно дотримувати секретарюВони не важк й доступн кожному.
У залежност вд часу року костюм секретаря може бути рзним як по кольору, так по використовуваних тканинах. Важлива вимога до костюма строгсть елегантнсть, вдповдн направленню моди. Головне, про що потрбно пам'ятати: костюм повинний бути зручним, практичним, досить строгим. Не рекомендуться доповнювати робочий костюм помтними, громздкими прикрасами, недоречн будуть велик дорогоцнн прикраси. Непримне враження роблять руки, унизан кльцями. Не слд перетворювати себе у втрину для бжутер. Прикраси повинн пдкреслювати достонства костюма його господарки. У тон костюма варто пдбирати туфл. Взуття повинне бути зручне. Для роботи повинна бути змнне взуття, тому що знаходитися в примщенн в плин робочого дня у вуличному взутт, наприклад, у зимових чоботях, шкдливо для здоров'я.
Секретар, повинний пам'ятати про особисту ггну. Не слд користатися парфумерними речовинами, що мають рзко виражений запах.
Руки секретаря завжди повинн бути в деальному порядку. Нгт не повинн бути занадто довгими, щоб не заважали робот на друкарськй машинц. Лак для нгтв краще пдбрати спокйного тону стежити за тим, щоб вн покривал весь нготь, був свтлим.
Зачска секретаря повинна бути акуратною, до обличчя, гармонювати з костюмом навколишнм оточенням. Неприпустим довге розпущене по плечах волосся, чубчик, що закрива оч.
Нердко модн двчини захоплюються зайвими прикрасами свого обличчя засобами косметики, користуються яркою помадою, рум'янами, тнями для вк. Для секретаря це неприпустимо. Головне в користуванн косметикою почуття мри. Денний макяж, повинний бути непомтний для стороннього погляду.
Весь зовншнй вигляд секретаря повинний бути ретельно продуманий, сучасний акуратний.
ПЕРША ДОПОМОГА ПРИ СОНЯЧНОМУ УДАР, ШОКУ, ОПКУ, ОБМОРОЖЕНН.
ОПКИ
Ушкодження тканин, викликане впливом високо температури (термчний опк), хмчних речовин (хмчний опк), ренгенових променв чи випромнювання при вибуху ядерних бомб (променевий опк).
Хмчн опки виникають
вд впливу на тло концентрованих кислот (соляна, срчана, азотна, оцтова, кара чистова, царська горлка) лугв (дкий калй дкий натрй, нашатирний спирт, негашене вапно), фосфору деяких солей важких металв (србла нтрат, цинку хлорид н.).
Вага й глибина ушкоджень залежать вд виду концентрац хмчно речовини, тривалост впливу мсця додатка. Менш стйки до впливу хмчних речовин слизуват оболонки, шкрн покриви промежини й ши, бльш стйк пдошовн поверхн стп долон.
Променев опки виникають на сторон тла, звернено до джерела випромнювання. Зовншн перш ознаки променевих опкв не вдповдають ступеням поразки, виявляться трохи пзнше.
Термчн опки виникають вд безпосереднього впливу на тло полум'я, окропу, що горять гарячих рдин та газв, розпечених металв н. Вага ушкодження залежить вд висоти температури, що вплива, тривалост впливу, просторост поразки локалзац опку.
Перша допомога повинна бути спрямована на припинення впливу високо температури на хворого, погасити палаючий одяг, видалити потерплого з зони високо температури видалити з поверхн тла тлючий рзко нагртий одяг. Наступне, як найшвидше закрити опков поверхн сухою асептичною пов'язкою для попередження нфкування опково поверхн. Пов'язки бажано накладати стерильним бинтом чи задопомогою ндивдуального пакета. Перш нж транспортувати обпаленого в лкарню, необхдно зробити транспортну ммоблзацю.
Перша допомога при хмчних опках залежить вд виду хмчно речовини. При опках концентрованими кислотами (крм срчано) поверхню опку необхдно в плин 15-20 хв. обмивати струменем холодно води. Срчана кислота при взамод з водою видля тепло, що може пдсилити опк. Опки, викликан лугами також необхдно промити струменем води, а потм обробити 2 % розчином оцтово чи лимонно кислоти. Псля обробки накласти асептичну пов'язку. Опки, викликан фосфором, вдрзняються вд опкв кислотами лугами тим, що фосфор на повтр спалаху й опк, виходить комбнованим термчним хмчном. Обпалену частину тла краще занурити у воду, пд водою видаляють шматочки фосфору паличкою, ватою й н. Псля обмивання водою обпалену поверхню обробляють 5 % розчином мдного купоросу, потм закривають стерильною сухою пов'язкою.
ВДМОРОЖЕННЯ
Ушкодження тканин, що наста вд впливу низько температури. Причини вдмороження рзн при вдповдних умовах вдмороження може вдбутися навть при температур 3-7 вище нуля. Вдмороженню частше пддан дистальн вддли кнцвок, вуха, нс. При обмороженнях спочатку вдчуваться почуття холоду, що перемня потм онмнням, при якому зникають спочатку бль, а потм усяка чутливсть.
Перша допомога при обмороженнях поляга в негайному згрванн постраждалого й особливо вдморожено частини, тла. Хворий з обмороженнями повинний бути, як найшвидше переведений у тепле примщення. Насамперед, необхдно згрти постраждалу частину тла, вдновити в нй кровообг. Це досягаться розтиранням вдморожено длянки чистими руками, змоченими спиртом. Не слд розтирати й масажувати шкру з появою набрякв мхурв. Згрвання можна проводити за допомогою теплових ванн. Псля ванни й розтирання ушкоджену длянку необхдно висушити, закрити стерильною пов'язкою й укутати чим-небудь теплим. Вдморожен длянки не можна змазувати жиром мазями, тому що це значно затрудня первинну обробку. Велике значення при наданн першо допомоги ма захд щодо загального згрвання потерплого. Хворим дають гарячий чай, каву, молоко. Сприятливу дю роблять вино й горлка. Найшвидша доставка потерплого в медичне заснування також першою допомогою.
ШОК
Шок дуже складна реакця органзму, що виника у вдповдь на сильн подразники. Шок характеризуться рзким наростаючим гнобленням усх життвих функцй органзму дяльност центрально й нервово вегетативно системи, кровообгу, подиху, обмну речовин, функц печнки й бруньок.
Перша допомога при шоку повинна бути негайною. Насамперед, необхдно усунути причину, що виклика шок, зупинити кровотечу, , не чекаючи призду машини швидко допомоги, почати проведення комплексу протишокових заходв. При легкому ступен шоку досить додати хворому вдповдне положення, при якому його менше турбу бль, ммоблзувати ушкоджену кнцвку, згрти хворого, дати випити небагато спирту, горлки, вина, мцного чаю чи кави.
Виведення хворого з шоку при не зупиненй кровотеч неможливо, тому необхдно швидше зупинити кровотечу накласти джгут, що давить пов'язку. Хворого необхдно якомога швидше перевезти в стацонар. Транспортування повинне бути вкрай обережним, щоб не заподяти хворому нов болюч вдчуття не збльшити вагу шоку. При важкому шоку застосовують препарати гормонв масажу серця штучного дихання.
СОНЯЧНИЙ УДАР
Симптоми при сонячному удар: спочатку хворий вдчува утому, головний бль. З'являються запаморочення, слабсть, бол в ногах, спин, нод блювота. Пзнше з'являться шум у вухах, потемнння в очах, задишка, серцебиття. При вдсутност допомоги при подальшому перебуванн потерплого в тих же умовах швидко розвиваться тяжкий стан, обумовлене поразкою центрально нервово системи, виника цаноз обличчя, найтяжка задишка, пульс ста частим слабким. Хворий непритомн.
Перша допомога. Хворого необхдно негайно перенести в прохолодне мсце, у тнь, зняти одяг укласти, трохи пднявши голову. Хворому створюють спокй, прохолоджують голову й область серця (обливання холодною водою, прикладання компресв з холодною водою). Однак не можна прохолоджувати швидко й рзко.
Хворого необхдно рясно напоти. Для порушення подиху добре дати понюхати нашатирний спирт, випити крапл Зеленна, настойку травнево конвал й н. При порушенн подиху необхдно почати негайно штучне дихання будь-яким засобом. Транспортування хворого в стацонар краще здйснювати в положенн лежачи.
ОРГАНЗАЦЯ СПРАВОЧИНСТВА НА ПДПРИМСТВ
КЛАСИФКАЦЯ ДОКУМЕНТВ
За способом фксац
1. Письмов.
2. Графчн.
3. Фото й кно документи.
4. Фотодокументи.
За змстом
1. Органзацйно-розпорядч.
2. Фнансово-розрахунков.
3. Постачально-збутов.
Органзацйно-розпорядч документи подляються на групи:
а) органзацйн;
б) розпорядч;
в) довдково-нформацйн;
г) документи з кадрових питань.
За назвою:
1. Накази.
2. Положення.
3. Протоколи.
4. Розпорядження.
6. Указвки.
7. Правила.
8. нструкц.
9. Статути.
10. Звти.
11. Плани.
12. Службов листи.
13. Заяви.
За видами
1. Типов.
2. Трафаретн.
3. ндивдуальн.
За складнстю
1. Прост.
2. Складн.
За мсцем складання
1. Внутршн.
2. Зовншн.
За термном виконання
1. Термнов.
2. Нетермнов.
За походженням
1. Службов.
2. Офцйно-особист.
За гласнстю
1. Звичайн.
2. Для службового користування.
3. Тамн.
4. Конфденцйн.
За юридичною силою
1. стинн.
2. Чинн.
3. Не чинн.
4. Фальшив.
За стадями виготовлення
1. Оригнали.
2. Коп.
Види копй
а) вдгук;
б) витяг;
в) дублкат.
За термном збергання
1. Документи постйного збергання.
2. Документи тривалого збергання.
3. Документи тимчасового збергання.
ДОКУМЕНТООБГ
Документообг - це рух документв з моменту одержання чи створення до завершення виконання, чи вдправлення здач в справу.
Розрзняють три основних потоки документац:
документи, що надходять з нших органзацй (вхдн);
документи, що вдправляються в нш органзац (вихдн);
документи, створюван в органзац використовуван працвниками органзац в управлнському процес (внутршн).
Руху вхдних документв включа:
первинну обробку;
попереднй розгляд;
рестрацю;
розгляд посбником;
передачу на виконання;
виконання;
контроль за виконанням;
списання виконаного документа в справу.
Служба документацйного забезпечення керування (ДЗК), що може бути представлена в органзац як самостйним структурним пдроздлом (керування справами, канцеляря, загальний вддл, секретарат, т.п.), так окремим спвробтником (секретар-референт, секретар, офс-менеджер, дловод н.) повинна приймати до обробки тльки правильно оформлен документи, що мають юридичну чиннсть прислан в повному комплект (при наявност додаткв). У противному випадку прислан документи повертаються автору з вдповдним супровдним листом, де вказуються причини повернення.
Дотепер у багатьох органзацях документи надходять у вид традицйних поштових вдправлень (у конвертах). Конверти з позначкою особисто на адресу громадських органзацй не прийнято розкривати, х передають по призначенню без обробки. В нших випадках конверти розкриваються , як правило, не збергаються, не додаються до документв, що мстяться в них. Конверти доцльно збергати у виняткових випадках, коли тльки по конверт можна визначити адреса вдправника, час вдправлення й дату одержання документв.
Попереднй розгляд документв проводиться працвником служби ДЗК з метою розподлу документв, що надйшли, на два потоки:
органзац, що направляються на розгляд кервнику;
направляються безпосередньо в структурн чи пдроздли конкретним виконавцям.
Без розгляду кервникам передаються по призначенню документи, що мстять поточну оперативну чи нформацю адресован в конкретн пдроздли. Це дозволя звльнити кервника органзац вд розгляду дрбних поточних питань, ршення по який можуть приймати вдповдальн виконавц, значно прискорити рух вхдних документв, а значить прискорити хн виконання.
На розгляд посбника передають документи, адресован кервнику органзац, документи, що мстять нформацю з найбльш важливих питань дяльност органзац, необхдну для прийняття управлнських ршень, наприклад,:
Необхдно передати на розгляд кервнику наступн документи, що надйшли в органзацю:
1. Лист з пропозицю про спльну дяльнсть, отримана вд ншо органзац.
2. Скарга покупця на низьку яксть виробв, що випускаються даною органзацю.
3. Копя наказу генерального директора органзац, прислана в флю.
Доцльно передати на виконання в структурн пдроздли (виконавцям) без розгляду кервникам органзац наступн документи:
1. Лист-нагадування вд органзац-партнера про наближення чергового термну оплати виконаних робт.
2. Рекламний проспект виробв, присланий з ншо органзац.
3. Лист-запит, отриманий вд торгового дому, про види продукц, що буде випускатися даною органзацю в новому роц.
пдлягаюч виконанню документи реструються потм передаються вдповдно до попереднього розподлу або кервнику, або в структурн пдроздли (вдповдальним виконавцям).
Розглянут кервником документи повертаються в службу ДЗК, де в рестрацйну форму переноситься резолюця кервника, що виража прийняте кервником управлнське ршення по даному документ. Псля заповнення рестрацйно форми ц документи передаються на виконання в структурн пдроздли (вдповдальним виконавцям). Хд виконання контролються службою ДЗК.
Обробка й передача документв виконавцям здйснюються в день хнього надходження в службу ДЗК. Якщо документ повинний виповняться деклькома чи пдроздлами посадовими особами, його розмножують у потрбнй клькост екземплярв.
Виконан документи пдшиваються в, дала разом з копями вдповдей.
Робота з вихдними документами починаться з пдготовки вдповдальним виконавцем проекту тексту документа, що потм узгоджуться з зацкавленими посадовими особами допрацьову по хнх зауваженнях. Остаточний варант документа псля роздруквки пдписуться кервником, реструться й вдправляться адресату. Засвдчена копя вихдного документа пдшиваться в справу.
Документи вдправляються в нш органзац рзними способами:
Поштою, по факсу, по електроннй пошт й н. Поштов вдправлення сортують, упаковують, оформляють здають у вддлення зв'язку. Перед упакуванням документв служба ДЗК зобов'язана переврити правильнсть оформлення документв, наявнсть усх додаткв, вдповднсть клькост екземплярв клькост адресатв т.д. Неправильно оформлен документи пдлягають поверненню виконавцю на доробку. На замовлену кореспонденцю складаться опис розсилання, що пдписуться працвником служби ДЗК датуться.
Вихдн документи повинн оброблятися й вдправлятися в день рестрац.
Внутршн документи органзац створюються по тй же схем, що вихдн: складаться проект тексту документа, проводиться його узгодження з зацкавленими посадовими особами й доробка по зауваженнях; роздруковуться остаточний варант документа пдписуться кервником. Псля рестрац документ розмножуться в потрбнй клькост екземплярв (по числу виконавцв). Коп документа завряються й передаються на виконання в структурн пдроздли (вдповдальним виконавцям). Оригнал документа пдшиваться в справу.
Документи усередин органзац повинн передаватися виконавцям пд розписку для пдтвердження факту одержання документа виконавцем виключення можливост втрати документа при його рус в органзац.
Служба ДЗК повинна систематично вести облк клькост оброблюваних документв, тобто враховувати обсяг документообгу. Облку пдлягають вс оригнали документв весь хнй розмножений екземпляри (коп), наприклад,:
1. Наказ директора органзац був розмножений у 10 кз., документообг цього наказу склав 11 документв (1 оригнал + 10 копй).
2. Лист-запрошення було розслано в 15 органзацй, його документообг склав 16 документв (15 кз. вдправлене 1 кз. пдшитий у справу).
В обсяг документообгу входять також ус документи, отриман й вдправлен по каналах зв'язку: факси, телекси, телеграми, телефонограми, роздрукован вдеограми, отриман по електроннй пошт.
При пдрахунку обсягу документообгу за облкову одиницю зручнше за все прийняти документи найбльш розповсюдженого формату - А4 (210х297 мм), а документи ншого
формату - А5 (248х210 мм) враховувати за схемою: 2 документи формату А5 = 1 документ формату А4.
Зведення про кльксть оброблених документв зручно вносити у вдповдну облкову форму, створену по розсуду само органзац заповнювану щодня, щомсяця, щокварталу й щорчно в структурних пдроздлах службах ДОУ, наприклад,:
Зведення облку обсягу документообгу
за 200 р.
(мсяць)
Вид документв Кльксть документв Усього
Оригнали Коп
Вхдн Вихдн Внутршн
Разом
Результати облку обсягу документообгу узагальнюються й доводяться до зведення кервника органзац для вироблення заходв для удосконалювання роботи з документами й визначення штатно чисельност служби ДЗК.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦ
Система документац це сукупнсть документв, взамозв'язаних мж собою, що взамодють та створюють цлсн утворення з певними специфчними рисами. Систем документац багато. Найчисленншою система управлнських ( адмнстративних, загальних) документв. Специфку рзних сфер дяльност суспльства вдтворюють специфчн (галузев) документацйн як вд: банквська, дипломатична, зовншньоекономчна, юридична тощо.
Основн правила оформлення реквзитв
РеквзитиРозташування та правила оформлення1231Державний гербПосередин бланка або в кутку над серединою рядка з назвою органзац2Емблема органзац чи пдпримстваПорядок з назвою органзац. Як емблему можна використовувати товарний знак, зарестрований у встановленому порядку3Зображення державних нагородУ верхньому лвому кутку або посередин документа4Код пдпримства, установи, органзацУ верхньому правому кутку5Код форми документаУ верхньому кутку пд кодом пдпримства, органзац, установи6Назва мнстерства або вдомства, якому пдпорядковуться установаУ верхньому лвому кутку або посередин сторнки7Повна назва установи, органзац або пдпримства автора документаУ верхньому лвому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом8Назва структурного пдроздлуУ верхньому лвому кутку. Дозволяться друкувати машинописним способом9ндекс пдпримства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банкуУ верхньому лвому кутку, оформляться вдповдно до поштових правил:052183,
м. Кив-183, вул. Ватутна, 7, тел.512 58 96.
На бланку для листв указуться номер розрахункового рахунка у вддленн банку: розрахунковий рахунок 2258741 в Укрнбанку м. Кива МФО 58673110Назва виду документаЗлва або посередин сторнки. В усх документах, крм листв, наводитися назва його виду. Залежно вд ц назви встановлються формуляр, структура тексту, особливост викладу11Дата Документ датуться вдень його пдписання або затвердження. На бланках дату пдписання документа ставлять у лвй верхнй частин разом з ндексом на спецально вдведеному для цього мсц. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять пд текстом злва. Вона записуться словесно-цифровим способом (5 серпня 1998 р.) або цифровим трьома парами арабських цифр у такй послдовност: день, мсяць, рк 25.06.98 (тобто 25 червня 1998 дол). у документах матерально-фнансового характеру дата оформляться словесно-цифровим способом12ндекс У верхнй частин злва. Цей реквзит дозволя забезпечити оперативний довдково-нформацйний пошук документа, контроль виконання. ндекс документа включа в соб три пар арабських цифр, де перша пари ндекс структурного пдроздлу, друга номер справи за номенклатурою для пдроздлу, третя порядковий номер за журналом облку. Наприклад,:
02-15/54, де 05 шифр структурного пдроздлу; 15 номер справи; 54 рестрацйний номер документа за журналом облку вхдних документв та канцеляр13Посилання на ндекс та дату вхдного документаУ верхнй частин сторнки злва. Мстить дату та ндекс, вказан в документ органзацю, яка уклала чи бачила документ. Наприклад,: на 02-10/135 вд 01.03.96, де 02 ндекс структурного пдроздлу; 10 номер справи за номенклатурою; 135 порядковий номер14Мсце укладання чи виданняУ верхнй частин сторнки злва. Мстить назву мста чи населеного пункту, де видаться документ15Гриф обмеження доступу до документаЗ правого боку пд кодом форми. Записуться з середини рядка для службового користування, тамно, цлком тамно16Адресат З правого боку у верхнй частин сторнки. Кожний елемент назва установи, пдроздлу, посаду, прзвище та нцали особи, поштова адреси пишеться з середини нового рядка з велико лтери. Якщо документ адресований до установи, те поштова адреси вказуться псля назви установи, структурного пдроздлу й прзвища службово особи; коли приватнй особ - тод перед прзвищем.
Наприклад,:
Друкарня Преса Никонову Микол
Украни Петровичу
Головному вул. Грнченка,
редакторов буд. 7, кв. 19
Романову В.О. Кив 040100417Гриф затвердженняУ верхнй правй частин документа. Затвердження спосб засвдчення документа псля його пдписання, який санкцону поширення д документа на визначене коло структурних пдроздлв, органзацй чи службових осб. Елементи грифу затвердження:
- слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
- назва посади;
- особистий пдпис;
- нцали та прзвище особи, що затвердила документ;
- дата затвердження.
Наприклад,: ЗАТВЕРДЖУЮ
директор школи
(пдпис) С.В. Литкова 07.10.9918Резолюця У правому верхньому кутку. Якщо це мсце зайняте ншим реквзитом, те резолюцю, вмщують на будь-якй вльнй площ лицьового боку сторнки документи, крм полв. Складаться з таких елементв:
- прзвище та нцали виконавця, якому вдправлений документ;
- указвка на порядок виконання документа;
- термн виконання документа;
- особистий пдпис кервника;
- дата.
Як виконавц в резолюц зазначаються службов особи, а не структурн пдроздли. Вдповдальною за виконання документа особа, названа в резолюц першою19Заголовок до текстуДрукуться малими лтерами, розмщуться пд назвою виду документа вдобража головну дею документа , здебльшого, починаться з прийменника про; ма бути лакончним точним, якнайповнше розкривати змст документа20Вдмтка про контрольЗ лвого боку у верхнй частин, полючи першо сторнки документа. проставляють за формою ДО або Контроль21Текст Складаться з таких логчних елементв:
- вступу;
- доказу;
- закнчення.
Розташовуться на всю ширину сторнки (вд полючи до, полючи)22Вдмтка про наявнсть додаткаЛворуч у верхнй половин сторнки. два способи оформлення додаткв:
1) якщо документ ма додатки, згадуван в текст, або т, що пояснюють його змст, те вдмтку про це, оформляють так:
Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;
2) якщо документ ма додатки, не зазначен в текст, те х потрбно перелчити з указвкою на кльксть сторнок у шкрному з них кльксть примрникв:
Додаток: Проект реконструкц длянки на 5 арк. у 2 прим.
Якщо додаток залишаться в справ, те зазначаться:
Додаток: на 2 арк. лише адресатов.
У раз велико клькост додаткв
окремо складаться х, список, а в самому документ псля тексту зазначаться:
Додаток: вдповдно до списку на 7 арк.23Пдпис Пдписують, як правило, перший примрник документа. До складу пдпису входять:
- зазначення посади (з лвого боку);
- пдпис (мж назвою посади й прзвищем);
- нцали й прзвище особи, що пдписала документ (праворуч).
Пдписи клькох службових осб на документах розташовуються одна пд одною в послдовност, що вдповда посад. Якщо документ пдписують клька осб, що обймають однакову посаду, то хн пдписи розташовуються на одному рвн:
Директор - Директор
ЗОШ 246 ЗОШ 224
/пдпис/ /пдпис/
К.Н.Петренко ..Савкова
Розшифрування пдпису в дужки не береться 24Гриф узгодженняРозрзняють дв форми узгодження документв внутршн (з пдроздлами та службовими особами установи) й зовншн (з пдвдомчими органзацями). Цей реквзит складаться з:
- слова УЗГОДЖЕНО;
- назви посади службово особи, з якою узгоджуться документ, та назви установи;
- особистого пдпису;
- його розшифрування;
- дати.
Грифи узгодження розташовуються нижче вд реквзиту Пдпис або на окремй сторнц.
Наприклад,:
УЗГОДЖЕНО:
Директор ЗОШ 255
/пдпис/ Т.Б.Романкова
01.09.9925Вза Внутршн узгодження проекту документа це його взування. Вза складаться з:
- особистого пдпису особи, що взу;
- дати.
У раз споживи зазначаться посаду особи, що взу, розшифровуться пдпис (зазначаються нцали й прзвище):
Завдувач кафедри (пдпис) О.Л.Брамка
28.08.99
невелик зауваження ( 1 2 рядки) розташовуються перед взою. У раз внутршнього узгодження взи ставляться на першому примрнику документа, а листи чи нш вихдн документи взуються на примрнику, який лишаться в установ26Печатка Печатка прикладаться до документв, що вимагають особливого засвдчення. Печатки гербов та прост. Гербова печатка прикладаться до документв, що засвдчують юридичн або фзичн права осб; до статутв, положень, як вимагають вдбитка печатки, та нших. Прост печатки мають рзну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображуться. Просту печатку прикладають до документв, що виходять за меж органзац, до розмножених примрникв розпорядчих документв для х, розсилання, до довдок з мсця роботи т.д. 27Вдмтка про засвдчення копУ правому верхньому кутку пишеться слово копя; пд реквзитом пдпис слово правильна; дата; посаду виконавця; пдпис його розшифрування. за споживи пдпис завряться печаткою28Прзвище виконавця та номер його телефонуЦей реквзит, обов'язковий на вихдних документах (аркушах, довдках, висновках).складаться з:
- прзвища виконавця;
- номера його службового телефону.
Смороду ставляться в нижньому лвому кутку зворотного або лицьового боку останньо сторнки документа29Вдмтка про виконання документа й направлення його до справиЦей реквзит розмщуться в лвй або центральнй частин нижнього полючи першо сторнки документа й, мстить так вдомост:
- стислу довдку про виконання;
- слова ДО СПРАВИ та номер справи, до яко ма бути пдшитий документ;
- дату скерування документа до справи;
- пдпис кервника структурного пдроздлу або виконавця30Вдмтка про перенесення вдомостей на машинний носйРозмщуться псля тексту в нижнй частин документа. Мстить:
- запис нформаця перенесена на машинний носй;
- пдпис особи, вдповдально за перенесення даних;
- дату перенесення31Вдмтка про надходженняМстить:
- скорочену назву органзац, що отримала документ;
- дату його надходження.
Ця вдмтка робиться вд чи руки за допомогою гумового штемпеля органзац (рестрацйного штампа). Вдбиток штампа мстить:
- назву органзац;
- дату надходження;
- ндекс документа.
- Вдмтка про надходження розташовуться праворуч на нижньому пол лво сторнки документа
Документи пдлегл затвердженню:
Акти переврок ревзй, прийому устаткування, списання, експертизи виконаних робт, передач справ, лквдац заснувань, пдпримств т.д.
Договори про провадження робт; матерально-технчному постачанн; оренд примщень; про постачання, пдряди, науково-технчне спвробтництво, матеральнй вдповдальност т.д.
Завдання на проектування об'ктв, технчних споруджень; на проведення науково-дослдних робт т.д.
нструкц (правила) - посадов; по документацйному забезпеченню керування; по технц безпеки т.д.
Нормативи витрати сировини, матералв, електроенерг, чисельност працвникв т.д.
Звти про виробничу дяльнсть, вдрядження, науково-дослдн роботи т.д.
Перелки посад працвникв з ненормованим робтником удень; пдпримств, на яких поширюються визначен пльги т.д.
Плани виробнич; будвельно-монтажн; науково-дослдних робт; по каптальному ремонт; роботи колег, науково-технчно ради т.д.
Положення про мнстерства, структурн пдроздли т.д.
Програми проведення робт, заходв т.д.
Розцнки на провадження робт.
Кошторису витрат на змст будинкв, на заробтну плату т.д.
Стандарти державн, галузев, технчн умови.
Структура штатна чисельнсть.
Форми унфкованих документв.
Штатн розклади змни до них.
ОФОРМЛЕННЯ ДРУКОВАНИХ МАТЕРАЛВ
У документах, оформлюваних на двох бльш сторнках, друга наступна сторнки повинн бути пронумерован, причому на першй сторнц цифра 1 не ставиться. Номера сторнок повинн проставлятися посередин верхнього, полючи листа арабськими цифрами на вдстан 10-15 мм вд верхнього краю.
Текст документв рекомендуться друкувати через 1,5 нтервалу. Документи дрбного формату допускаться друкувати через один нтервал. Якщо документи передбачаться видати типографським способом, вони друкуються через два нтервали. Реквзити, що складаються з деклькох рядкв, друкуються через один нтервал. При цьому складов частини найменування адресата, грифа твердження, оцнки про наявнсть додатка, грифа узгодження варто вдокремлювати друг вд друга 1.5 - 2 мжстроковими нтервалами. А сам реквзити вдокремлюються друг вд друга 2 - 4 мжстроковими нтервалами. Назва виду документа друкують прописними буквами. Розшифровка пдпису друкуться на рвн останнього рядка найменування посади. Якщо документ пдписуться деклькома обличчями, хн пдписи розташовуються одна пд ншою, найменування посад розшифровку пдписв роздляють 2 - 4 мжстрокових нтервали.
Дата в службових документах може оформлятися кожним з наступних способв: 20.05.95, чи 20 05 95, чи 20 05 1995. Псля цифр, що позначають рк, крапка не ставиться. У залежност вд призначення документа допускаться приводити елементи дати в такй послдовност: рк, мсяць, день мсяця. Допускаться також словесно - цифровий спосб оформлення дат в актах, службових листах, наказах, протоколах, нших документах, що мстить зведення фнансового характеру. Наприклад,: 17 счня 1995 р. чи 17.01.95.
При написанн дати в документ, яким будуть користатися ноземн партнери, необхдно пам'ятати, що в США спочатку
пишеться мсяць, потм число - 10/7/95 вдповда 7 жовтня 1995 року, тому дату в таких документах варто писати словесно-цифровим способом.
Якщо в текст використовуються цифри, то варто знати, як х записувати. Наприклад, число 159000 у текст документа вигляда так; 159 тис. Однозначне число пишеться словом, а не цифрою. Якщо однозначне число супроводжуться одиницею вимру, воно пишеться словом; на один вирб потрбно три метри тканини. Багатозначн числа записуються цифрами. Але якщо цифра кошту на початку пропозиц, не варто писати словами.
Засоби копювання й оперативного розмноження документв
Для одержання й розмноження документв використовують дв групи засобв копювання й розмноження: засобу репрограф, тобто факсимльного копювання документв, засобу оперативного малотиражного розмноження.
Копювальн засоби розрзняють по способ одержання копй: свтлокопювання, термокопювання, фотокопювання, мкрофльмування й електрокопювання Загальним для цих способв т, що копювання виробляться на свтлочутливому чи ншому реактивному матерал.
Свтлокопювання - один з найбльш простих дешевих способв одержання копй - заснувань на використанн свтлочутливого папера широко застосовуться в проектно-конструкторських пдроздлах. Однак одержувати свтлокоп можна тльки з документв, виготовлених на прозорй чи напвпрозорй основ. У дловодств число таких документв незначно, тому використання цього методу обмежено.
термокопювання. Копювання виробляться на спецальний термореактивний папр або на звичайний папр з використанням спецально термокопювання папера.
Фотокопювання забезпечу висока яксть копй, однак вартсть використовуваних матералв значний тому цей спосб для одержання навть невеликого числа копй нецльоспрямовано. Основне його призначення - одержання коп для подальшого розмноження.
Мкрофльмування (одержання фотографуванням зменшених зображень оригналу) забезпечу оперативне розмноження документв, створення й використання страхових фондв схороннсть коштовних оригналв, механзацю процесв пошуку нформац, скорочення площ архвосховищ на 30% обсягу збережено документац в 50-70 разв. Мкрофльмування застосовують в установах для скорочення площ й витрат по збереженню документв. Поширен також пошуков системи, що використовують мкрофльми.
У дловодств широко використовують електрографчне копювальне устаткування як найбльш економчне, просте надйне. При робот на цьому устаткуванн можна застосовувати звичайний папр, змнювати масштаб зображеннях на копях, робити коп при звичайному висвтленн, швидко виготовляти офсетн друкован форми з будь-яких штрихових оригналв.
Апарати Ксерокс копюють з нерухомих оригналв широко застосовуються для одиничного копювання дловодно документац. Смороду вдрзняються високою якстю копй продуктивнстю, просто експлуатац.
Гектографи, портативн, прост в обслуговуванн, дозволяють здйснювати вибркову печатку, безшумн можуть бути встановлен безпосередньо в робочих примщеннях розмноження на них, рентабельно починаючи з 10 екземплярв.
Трафаретна печатка, заснована на нанесенн фарби на поверхню папера через друковану форму по контур зображення. Форму виготовляють ручним, машинописним, електроскристим фотомеханчним способами. В установах за допомогою трафаретно печатки розмножують текстову й нескладну графчну документацю тиражем до 1000 екземплярв. Офсетна печатка, заснована на передач фарби з друковано форми на папр через промжний гумовий цилндр.
Засоби складання текстових документв
Для складання текстових документв застосовуються так засоби: комп'ютер, канцелярськ механчн пишуч машини, електричн й портативн, пишуч автомати, диктофони.
На канцелярських механчних електричних пишучих машинах друкують текстов, цифров й табличн матерали, а також виготовляють трафаретн й офсетн форми.
При використанн електричних пишучих машин продуктивнсть прац друкарок пдвищуться на 20-50% за рахунок збльшення клькост ударв у хвилину, бльшо механзац елементв друкування й зниження стомлюваност.
Пишуч автомати являють собою електричн машини з електронними пристроями, що дозволяють одночасно друкувати, кодувати, записувати на носй алфавтно-цифрову нформацю, логчно обробляти кодовану нформацю, розшифровувати й вдтворювати нформацю з нося.
Диктофонами називають прилади для запису й вдтворення усного мовлення. Смороду застосовуються для пдготовки листв, наказв, доповдних пояснювальних записок, доповдей, довдок, для запису резолюцй, указвок, запитв, замток у процес оперативно дяльност кервникв фахвцв, ходу нарад, зборв, засдань, виступв, доповдей, лекцй, прийнятих ршень т.д.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТУВАННЯ
Кожен вид документа ма сво особливост. Однак ус документи в апарат управлння за функцональним призначенням можна розподлити на так групи:
1. Органзацйн (положення, статути, нструкц, правила).
2. Розпорядч (ухвали, розпорядження, накази з загальних питань, вказвки, ухвали).
3. Довдково-нформацйн (довдки, протоколи, оглянь, акти, доповдн та пояснювальн записки, службов листи, факси, вдгуки, доповд, звти, плани робт, оголошення, телеграми, телефонограми).
4. З кадрово-контрактових питань (автобограф, заяви, накази, особов листки, трудов книжки, особов картки, характеристики, трудов догоди, контракти).
5. Особов офцйн документи (пропозиц, заяви та скарги громадян, розписки, доручення особов т. н.)
1.1. Органзацйн документи
Це документи, що закрплюють функц, обов'язки та права органв протягом тривалого термну. Ус органзац й пдпримства в х дяльност поряд з актами органв державно влади керуються положеннями, статутами, правилами та нструкцями.
ПОЛОЖЕННЯ
Положення це правовий акт, що визнача основн правила органзац та дяльност державних органв, структурних пдроздлв органу, а також установ, органзацй пдпримств (флй), що м пдпорядковуються.
Реквзити:
Герб, назва вдомства, органзац, структурного пдроздлу; гриф затвердження, назва виду документа, положення; мсце видання; дата; ндекс; заголовок до тексту; текст; пдпис; вдмтка про погодження.
СТАТУТИ
Статут юридичний акт, що зведенням правил, як регулюють дяльнсть органзацй, установ, товариств, громадян, х вдносини з ншими органзацями та громадянами, права та обов'язки в певнй сфер державного управлння або господарсько дяльност.
Статути псля х, затвердження пдлягають обовязковй рестрац в органах Мнстерства фнансв Украни.
Реквзити:
Гриф затвердження вищою установою чи органом управлння; назва виду документа (статут); заголовок; текст; вдмтки про погодження та рестрацю; дата.
Для чткост викладу та зручност читання текст статуту розбивають
на статт (пункти), що групують у роздли (позначають римськими цифрами).
НСТРУКЦЯ
нструкця правовий акт, який створються органами державного управлння для встановлення правил, що регулюють органзацйн, науково-технчн, технологчн, фнансов та нш спецальн сторони дяльност та вдносин установ, закладв, пдпримств, службових осб.
Реквзити:
Назва виду документа (нструкця); гриф затвердження; заголовок (сюди нод входити назва документа); дата; ндекс; мсце видання; текст; пдпис; види погодження.
Текст викладаться у вказвно-наказовому стил з формулюваннями типу винний, слд, необхдно, не дозволено. Текст документа ма бути стислий, точний, зрозумлий, оскльки вн призначений для постйного користування. Змст викладаться вд 2-, 3- особи, рдше у безособовй форм.
Широко використовуються посадов нструкц це документи, що визначають органзацйно-правове становище працвника в структурному пдроздл, що забезпечу умови для його ефективно прац.
ПРАВИЛА
Правила службов документи органзацйного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дй, поведнки.
Реквзити:
Гриф затвердження; назва виду документа (правила); заголовок (стислий виклад призначення правил); дата; номер; текст; пдпис особи, що вдповда за складання правил.
1.2. Розпорядч документи
Це документи, за допомогою яких здйснються розпорядча дяльнсть, оперативне кервництво в певнй установ, органзац, фрм, на пдпримств.
ПОСТАНОВА
Постанова це правовий акт, що прийматься вищими та деякими центральними органами управлння з метою розв'язання найбльш важливих принципових завдань, що стояти перед цими органами, та встановленню стабльних норм правил поведнки.
Ухвали приймаються Президю Верховно Заради Украни, Кабнетом Мнстрв Украни та ншими органами управлння.
Текст складаться з двох частин: Констатуючо й розпорядчо. Перша мстить вступ, оцнку становища або посилання на розпорядчий документ вищо установи. У другй частин наводяться запропонован постановою заходи, визначаться виконавець (виконавц) та термн виконання. Пдписують дв особи: голова колегального органу й керуючий справами (секретар).
Реквзити:
Герб Украни; назва установи, що пдготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; мсце видання; заголовок (стислий виклад змсту ухвали); пдписи.
УХВАЛА
Ухвала правовий акт, що прийматься мсцевими радами, держадмнстрацями виконавчими комтетами