Содержание
Раздел I. Деловые и личные качества секретаря референта. 5
Введение. 5
Глава 1. Что должен знать и уметь секретарь. 7
Глава 2. Должностные обязанности. 9
Глава 3. Имидж секретаря-референта. 11
Глава 4. Профессиональные и личные качества помощника руководителя. 12
Заключение. 15
Раздел II. Сохранение и поиск файла в Word'е 17
Введение 17
Глава 1. Сохранение файла. 18
1.1. Создание новой папки 19
1.2. Изменение имени и места хранения документа 20
1.3. Другие возможности сохранения. 20
1.4. Резервные копии документа. 20
1.5. Быстрое сохранение. 21
1.6. Сохранение документа в другом формате 22
Глава 2. Поиск файла. 25
2.1. Как найти документ 25
2.2. Использование кнопки Отбор для поиска файлов 27
2.3. Другие опции поиска 30
Заключение. 32
Список используемой литературы. 33
Раздел I. Деловые и личные качества секретаря референта.
Введение.
Принято считать, и совершенно обоснованно, что каждый человек представляет собой уникальную личность. А что это такое, собственно, личностьЧто скрывается за этим понятиемСовременная психология понимает под личностью более или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом - весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т.д.
На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.
Речь идет о секретаре предприятия, учреждения, организации любой формы хозяйствования. Указанная профессия очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но не мало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Но в то же время повышается и уровень профессиональных и других требований к личности секретаря.
Секретарь - лицо учреждения. По его работе и поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться "делового фирменного стиля". Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность - вот основные его принципы и их надо соблюдать в работе.
Глава 1. Что должен знать и уметь секретарь.
Секретарь-референт должен знать:
Правовые основы управления:
Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;
Основы управления:
Систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента; основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную технику; основы общей социальной психологии; основы эстетики и этики; делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.
На основе этих знаний секретарь должен уметь:
Обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести сроковый контроль за поручениями руководства; организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное - уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати), организовывать прием посетителей; устанавливать контакты; организовывать и обеспечить работу совещания; составлять и оформлять документы с помощью ПЭВМ; использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием ПЭВМ); оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. -факс, электронная почта); вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.
То, что должен знать и уметь секретарь излагается в квалифицированной характеристике